fbpx

Veel ondernemers rijden zakelijk met hun privé auto. Het is belangrijk om een sluitende kilometeradministratie bij te houden. Alleen op het moment dat je een sluitende kilometeradministratie bijhoudt kun je €0,19 per kilometer aftrekken en de voorbelasting (btw) voor een gedeelte terugvragen. 

Hoe het niet moet

Hoe het niet moet:

Wij zien vaak ondernemers voorbij komen die hun administratie van de kilometers bijhouden in Excel. Deze kilometeradministratie ziet er dan als volgt uit: 

Datum Bestemming Afstand Doel 
19-07-2019 Amsterdam 100 km Afspraak klant
27-07-2019 Leiden 150 km Evenement 

Veel ondernemers denken dat ze op deze manier een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Dit is echter niet het geval. Op het moment dat de Belastingdienst jouw administratie komt controleren zullen ze dan ook een correctie moeten toepassen. Vaak heeft een correctie tot gevolg dat je meer belasting betaald dan eigenlijk nodig is. 

Hoe het wel moet

Hoe je correct een kilometer administratie bijhoudt: 

Volgens de Belastingdienst moet een sluitende kilometeradministratie de volgende gegevens bevatten: 

  • Algemene gegevens: 
    • automerk, type en kenteken
  • Specifieke gegevens: 
    • datum en tijd 
    • doel (zakelijk of privé) 
    • start- en bestemmingsadres 
    • begin- en eindstand van de kilometerteller 
    • totaal gereden kilometers per rit
    • de route indien er wordt afgeweken van de gebruikelijke route 

Wij adviseren dan ook om voor een kilometeradministratie gebruik te maken van speciale software. Mocht je toch liever de kilometeradministratie in Excel willen bijhouden dan kun je gebruik maken van ons voorbeeld. Dit voorbeeld kun je onderaan dit blog downloaden. 

Kilometeradministratie voor de omzetbelasting 

Met een sluitende kilometeradministratie kun je ook de voorbelasting terugvragen op de brandstof en onderhoud van de privé auto. Houdt hierbij wel rekening mee dat slechts de voorbelasting op zakelijke kilometers teruggevraagd kan worden. 

Voorbeeld

Je hebt in juli 2019 totaal 10.000 kilometers gereden. Hiervan waren 2.500 privé kilometers (25%) en 7.500 zakelijke kilometers (75%). De voorbelasting op brandstof en onderhoud bedroeg in juli 2019 €1.000. Dan kun je dus €1.000*75%= €750 aan voorbelasting terugvragen in de eerstvolgende btw-aangifte. 

Privékilometers niet bijgehouden

Heb je niet bijgehouden hoeveel kilometers je privé gereden hebt? Geen ramp; dan kan er een simpele correctie toegepast worden bij het terugvragen van de voorbelasting. Dit doe je in de laatste btw-aangifte van het jaar. In die btw-aangifte moet je de teruggevraagde voorbelasting corrigeren voor het privégebruik. Dit doe je door 1,5% van de cataloguswaarde (inclusief btw en bpm) aan te geven onder categorie 1d “Privé-gebruik”. Wanneer je hierbij hulp nodig hebt kan je altijd contact met ons opnemen. 

Conclusie

Het bijhouden van een sluitende kilometeradministratie is een belangrijk onderdeel van de administratie van jouw onderneming. Wij adviseren gebruik te maken van speciale software die jou helpt met het bijhouden van de kilometeradministratie. Je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van ons voorbeeld. 

Voorbeeld kilometeradministratie 

Download hier ons voorbeeld voor het bijhouden van een kilometeradministratie in Excel: 

DOWNLOAD GRATIS: Kilometeradministratie (voorbeeld) door ZJ Advies B.V.

Het gebruik van dit voorbeeld geschiedt geheel op eigen risico en ZJ Advies B.V. is niet aansprakelijk voor onjuistheden, fouten of schade welke ontstaat door het gebruik ervan.