Regelmatig horen wij van ondernemers dat ze boekhouden in Excel. Het programma is immers gratis en bijna iedereen heeft het wel op zijn computer staan. Echter voldoet een boekhouding in Excel in de meeste gevallen niet aan de eisen van de Belastingdienst. In dit blog leggen wij uit waarom u beter niet uw boekhouding in Excel kan bijhouden.
Waarom gebruiken ondernemers Excel om in te boekhouden?
Veel startende ondernemers maken in het begin vaak de keuze te boekhouden in Excel. Excel is namelijk, indien u een Microsoft pakket heeft, gratis te gebruiken. Op bijna elke computer staat tegenwoordig Excel. Kleine bedrijven die niet veel facturen versturen beginnen dan ook vaak in Excel om geen kosten te hoeven maken. Echter, indien u het niet correct doet kan dit u juist veel geld kosten door de boetes van de Belastingdienst. Wij adviseren om geen gebruik te maken van Excel. Excel kan erg handig zijn voor andere dingen, maar niet om een correcte en foutloze boekhouding in bij te houden.
Waar dient een complete boekhouding uit te bestaan?
Eerst is het belangrijk om duidelijk te maken wat er onder een complete boekhouding verstaan wordt. U dient in de boekhouding in ieder geval de volgende dingen op te nemen:
- Inkoopfacturen
- Verkoopfacturen
- Bonnen
- Kasadministratie
- Bankafschriften
- Debiteuren administratie
- Crediteuren administratie
- Kilometeradministratie (indien u zakelijk reist)
- Voorraadadministratie (indien u een voorraad heeft)
- Loonadministratie (indien u persoon heeft)
- Urenadministratie (indien u wilt voldoen aan het urencriterium)
Lees ook: Aan welke eisen moet de boekhouding voldoen?
Waarom is het niet verstandig om zelf te boekhouden in Excel?
Zoals u leest zijn er veel eisen waar uw boekhouding minimaal aan moet voldoen. Er zijn dan ook genoeg redenen waarom het niet verstandig is om zelf te boekhouden in Excel.
- Excel neemt veel meer tijd in beslag dan een online boekhoudprogramma. Een online boekhoudprogramma is zo ingericht dat u zo snel en simpel mogelijk uw boekhouding kan bijhouden. Zo is er bijvoorbeeld veel geautomatiseerd. In Excel moet u dit allemaal zelf ‘bouwen’ en gaat veel niet geautomatiseerd.
- In Excel heeft u heel veel kennis nodig om met de juiste formules te kunnen werken.
- De kans dat u fouten maakt is met Excel veel groter, indien u één cijfer verkeerd typt is het erg lastig deze fout terug te vinden waardoor uw hele boekhouding ineens niet meer correct is.
- De meeste boekhouders werken niet in combinatie met Excel, u zult dus alles zelf moeten doen zonder hulp.
- Excel maakt geen automatisch backups waardoor u ineens alles kwijt kan zijn.
- Wanneer u boekhoudt in Excel kunt u niet uw bank koppelen. Ook kan Excel niet gekoppeld worden aan bijvoorbeeld de Belastingdienst.
- Een boekhouding in Excel is vaak onoverzichtelijk. Wanneer de fiscus komt controleren dient dit binnen een redelijke termijn gedaan te kunnen worden, met Excel is dit vaak onmogelijk.
Uw boekhouding in Excel omzetten
Indien u de boekhouding momenteel in Excel heeft en de boekhouding graag wilt uitbesteden helpen wij u graag om de boekhouding vanuit Excel over te zetten in ons online boekhoudprogramma. Neem hiervoor contact met ons op. Als ondernemer kunt u de boekhouding en belastingaangifte al vanaf 49 euro (excl. btw) per maand uitbesteden aan ZJ Advies. Neem voor meer informatie contact met ons op of bekijk onze tarieven. U kunt ons ook op Facebook volgen om op de hoogte te blijven van het laatste fiscale nieuws.
Hoe maak ik een verkoopfactuur? Dit moet erop staan
Wat moet er verplicht op een verkoopfactuur staan? Lees de checklist, waarom je inkomende facturen altijd controleert en wat e-factureren via Peppol betekent.
read more
Kilometeradministratie bijhouden voor ondernemers
Gebruik je als ondernemer je privéauto ook voor zakelijke ritten? Dan is het belangrijk om je kilometers goed bij te houden zodat je 0,23 euro per zakelijk gereden kilometer mag opvoeren als kosten in jouw boekhouding. In dit blog lees je hoe dit werkt en hoe je een...
read more
Urenadministratie bijhouden voor ondernemers
Als ondernemer is het bijhouden van een urenadministratie niet verplicht voor de Belastingdienst. Toch is het in de praktijk wel belangrijk om je uren goed bij te houden. Het bijhouden van een urenadministratie kan je namelijk veel belastingvoordeel opleveren. In dit...
read more