Een uitgave is niet meteen een zakelijke kostenpost!

Veel ondernemers denken dat zodra ze iets betalen dit ook meteen als zakelijke kosten wordt meegenomen. Helaas is dit niet altijd het geval. Uitgaven zijn niet hetzelfde als kosten. Wat is nu het verschil? Ik leg het je graag uit.

Uitgaven ontstaan zodra je een betaling doet. Kosten daarentegen horen bij het gebruik of verbruik van een bepaald product en/of dienst. Een simpel voorbeeld: ik koop vandaag een pak melk en drink het morgen op. Hierbij is de uitgave vandaag en de kosten morgen. De betaling is namelijk vandaag en het gebruik is morgen.

Uitgaven staan dus gelijk aan het moment van betalen. Kosten staan gelijk aan het moment van verbruiken of gebruiken.

Hoe werkt dit nu in de praktijk?

In de praktijk moeten we een onderscheid maken tussen uitgaven voor bedrijfsmiddelen en uitgaven voor andere doeleinden. Bedrijfsmiddelen zijn zaken (spullen) die je gebruikt om jouw bedrijf te kunnen uitvoeren en die meerdere jaren meegaan.

Wanneer zijn uitgaven voor bedrijfsmiddelen kosten?

Wanneer bedrijfsmiddelen kosten zijn, hangt af van de prijs. Is de prijs minder dan €450,- (exclusief btw), dan mag je het in één keer als kosten aftrekken. Is de prijs meer dan €450,- (exclusief btw), dan wordt de aftrek van kosten over meerdere jaren verspreid. Dit noemen we ook wel afschrijvingskosten.* Hoe werkt dit precies?

Op basis van de belastingwetgeving geldt er op de meeste bedrijfsmiddelen een afschrijvingspercentage van 20% per jaar (totaal 5 jaar). Dit houdt in dat een bedrijfsmiddel elk jaar 20% minder waard wordt. Deze waardevermindering noemen we ook wel afschrijving. In de boekhouding nemen we deze waardevermindering dan ook op als afschrijvingskosten.

Voorbeeld 1: je koopt op 1 januari 2026 een laptop van €1.000 (exclusief btw). De uitgave vindt dus plaats op 1 januari 2026. De kosten worden echter verspreid over 5 jaren. In 2026 neem je €200 op aan afschrijvingskosten, in 2027 weer €200 en zo verder tot het bedrijfsmiddel niks meer waard is.

Voorbeeld 2: je koopt op 20 mei 2026 een laptop van €400 (exclusief btw). De uitgave vindt dus plaats op 20 mei 2026. Je neemt de laptop ook direct mee als kosten, omdat de aankoopprijs minder is dan €450 (exclusief btw). Het moment van uitgeven en kosten zijn in dit geval gelijk aan elkaar.

* Lees ook: Investeren en afschrijven met betrekking tot bedrijfsmiddelen

Wanneer zijn uitgaven voor overige doeleinden kosten?

Voor alle overige uitgaven is het belangrijk om te kijken naar de periode / het moment waarop de uitgaven betrekking hebben. Je kan pas iets als kosten meenemen in de periode waarin je het verbruikt of gebruikt.

Voorbeeld: ik ontvang en betaal in januari 2026 een energierekening over de maand december 2025. De uitgave is in januari 2026, maar de aftrek van kosten vindt plaats in december 2025. Ondanks dat de uitgave dus in 2026 is gedaan, moet je deze kosten meetellen in 2025.

Welke invloed heeft dit op de belasting die je moet betalen?

Uitgaven hebben dus geen invloed op jouw winst. Uitgaven hebben enkel betrekking op het moment van betalen. Kosten hebben wel invloed op jouw winst. De winst wordt namelijk berekend volgens de volgende formule: omzet - kosten = winst.

Een ondernemer die het verschil tussen kosten en uitgaven niet kent, loopt een risico. Zo heb je op papier soms een hoge winst, maar staat er op jouw bankrekening geen geld meer. Het geld dat je uitgeeft, wordt namelijk niet altijd direct meegenomen als kosten. Houd hier dus rekening mee voordat je bepaalde uitgaven doet. De ondernemer die dit niet weet en heel veel geld uitgeeft, maar dit niet direct als kosten mee kan nemen, kan hierdoor betalingsproblemen krijgen met het betalen van de belastingen.

Een ondernemer die in 2025 een nieuwe auto koopt á €50.000 kan in 2025 slechts €10.000 aan kosten meenemen (20% afschrijving per jaar). Stel dezelfde ondernemer heeft een omzet van €50.000. Zijn winst bedraagt dan €50.000 - €10.000 = €40.000. Stel hij moet 40% belasting betalen over zijn winst. Dan bedraagt de te betalen belasting €16.000. Aangezien hij al zijn geld heeft uitgegeven om de auto te betalen, heeft hij nu geen geld meer om de belasting te kunnen betalen.

Geen zin om zelf uit te zoeken wat kosten en wat uitgaven zijn? Besteed je boekhouding uit aan ZJ Advies en wij zorgen dat jouw administratie altijd klopt, inclusief afschrijvingen en aangiftes. Bekijk onze diensten.