Hoe werken zakelijke inkopen bij particulieren?

Als ondernemer hoef je niet altijd inkopen te doen bij andere ondernemers. Soms kan het voorkomen dat je goederen overneemt van particulieren. Deze goederen kun je vervolgens, eventueel na verbetering, weer doorverkopen. Om inkopen als kosten te kunnen verwerken is er altijd een bewijs nodig.

Het is niet mogelijk om in de boekhouding op te nemen dat er bijvoorbeeld voor €200 contant is ingekocht bij een particulier zonder verdere onderbouwing. Ook bij inkopen van particulieren moet je dus kunnen aantonen wat je hebt gekocht, van wie je dit hebt gekocht en welk bedrag je hiervoor hebt betaald.

Hoe zit het met de btw als je iets inkoopt bij een particulier?

Op zakelijke inkopen bij een particuliere verkoper wordt geen btw in rekening gebracht. Het is dan ook niet mogelijk om op deze inkopen btw terug te vragen bij het invullen van jouw btw-aangifte.

Situatie 1: je koopt voor meer dan €500 aan goederen bij een particulier

Koop je voor meer dan €500 aan goederen bij een particulier (één persoon), dan ben je verplicht een inkoopverklaring op te stellen.

Op de inkoopverklaring moeten de volgende gegevens vermeld worden:

• de leverdatum;
• naam en adres van jouw onderneming;
• naam en adres van de particuliere leverancier;
• een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen;
• de hoeveelheid goederen;
• een verklaring van de particuliere leverancier dat er geen btw als voorbelasting is teruggevraagd.

Situatie 2: je koopt voor minder dan €500 aan goederen bij een particulier

Een inkoopverklaring is officieel niet vereist als je voor minder dan €500 aan goederen bij een particulier koopt.

Kun je dan zomaar zonder bewijs deze inkoopkosten meenemen als zakelijke kosten? Het antwoord is simpel: nee, dit mag niet.

Het is altijd belangrijk om een goede inkoopadministratie bij te houden. Zeker wanneer het gaat om contant geld en er dus geen bankafschrift aanwezig is als bewijs.

Ik adviseer dan ook om altijd een inkoopverklaring op te stellen, ook als het gaat om minder dan €500. Eventueel kun je ervoor kiezen om een versimpelde inkoopverklaring op te stellen, maar ik zou in elk geval heel duidelijk aangeven wat er ingekocht is en bij welke persoon. Vermeld hierbij in ieder geval de voor- en achternaam en woonplaats van de verkoper.

Is er een maximum wat ik contant mag inkopen?

Voor contante inkopen geldt een maximum van €3.000. Je mag dus niet voor €3.000 of meer contant inkopen. Dit geldt ook als je bij een particulier inkoopt. Houd hier dus rekening mee.

Je mag de transactie niet opsplitsen. Het is dus niet toegestaan om van een inkoop van bijvoorbeeld €5.000 een gedeelte contant en een gedeelte per bank te betalen om zo onder de grens voor contante betalingen te blijven. Het gaat om de transactie in zijn geheel.

Inkopen bij particulieren goed verwerken in je boekhouding

Zakelijke inkopen bij particulieren zijn dus gewoon mogelijk. Het belangrijkste is dat je kunt onderbouwen wat je hebt gekocht, van wie je dit hebt gekocht en hoeveel je hiervoor hebt betaald. Zorg daarom voor een goede inkoopadministratie en stel bij voorkeur altijd een inkoopverklaring op.

Geen zin om zelf uit te zoeken hoe je inkopen bij particulieren op de juiste manier in jouw administratie verwerkt? Besteed je boekhouding uit aan ZJ Advies en wij zorgen dat jouw administratie en belastingaangiftes goed worden verwerkt. Bekijk onze diensten.