Kilometeradministratie bijhouden voor ondernemers

Gebruik je als ondernemer je privéauto ook voor zakelijke ritten? Dan is het belangrijk om je kilometers goed bij te houden zodat je 0,23 euro per zakelijk gereden kilometer mag opvoeren als kosten in jouw boekhouding. In dit blog lees je hoe dit werkt en hoe je een goede kilometeradministratie bijhoudt.

Privé auto zakelijk gebruiken

Als je als ondernemer ervoor kiest om een auto privé aan te kopen of te leasen en deze auto zakelijk te gebruiken, moet je een kilometeradministratie bijhouden waarin duidelijk staat hoeveel zakelijke kilometers er met de auto is gereden. Dit kan gaan om ritten naar klanten, maar ook om woon-werkverkeer.

Per gereden zakelijke kilometer mag je €0,23 als zakelijke kosten opvoeren. Dit bedrag mag je vervolgens aftrekken van jouw winst.

Deze kilometervergoeding dekt alle autokosten. Alle kosten van de privéauto (zoals benzine, parkeerkosten, onderhoud) dienen in dit geval dan dus ook privé betaald te worden.  

Hoe verwerk je deze kosten?

Hoe je deze kosten verwerkt, hangt af van je situatie. Heb je een eenmanszaak of VOF? Dan verwerk je de zakelijke kilometers in je winst- en verliesrekening.

Ben je DGA? Dan worden de kosten verwerkt via je loonstrook.

Voorbeeld:

Stel, een ondernemer heeft in een jaar 30.000 zakelijke kilometers gereden. Hij heeft de auto privé aangekocht en alle kosten (zoals brandstof, verzekering, onderhoud) privé betaald. In dit geval mag de ondernemer €6.900 aan zakelijke kosten opvoeren, berekend als volgt: 30.000 kilometers * €0,23 = €6.900

Dit bedrag wordt dan verwerkt in de winst- en verliesrekening. In de aangifte inkomstenbelasting vul je de kilometeradministratie in bij auto- en transportkosten.

Wanneer is je kilometeradministratie correct?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een sluitende kilometeradministratie. Je moet kunnen laten zien welke ritten je hebt gemaakt en wat het doel van die ritten was.

Een correcte kilometeradministratie bevat onder andere:

• automerk, type en kenteken
• datum en tijd van de rit
• start- en bestemmingsadres
• begin- en eindstand van de kilometerteller
• aantal gereden kilometers per rit
• de route als je afwijkt van de gebruikelijke weg

Kilometeradministratie bijhouden in TimeChimp

Wij adviseren onze klanten om TimeChimp te gebruiken om de kilometeradministratie in bij te houden. In de app vul je eenvoudig je vertrek- en aankomstadres in, waarna de afstand automatisch wordt berekend. Aan het einde van het jaar download je eenvoudig een overzicht van alle zakelijke kilometers, dat je direct kunt gebruiken voor je aangifte.

Wat wij daarnaast vaak terugzien bij klanten, is dat ze door het bijhouden van hun kilometers ook meer inzicht krijgen in hun werk. Je ziet hoeveel tijd en kilometers je kwijt bent aan bepaalde klanten en projecten. Soms blijkt dat een klant relatief veel reistijd vraagt, terwijl het financieel weinig oplevert. Dat inzicht helpt je om betere keuzes te maken in je planning, je tarieven en de klanten waar je je op wilt richten.

Probeer TimeChimp 14 dagen gratis

Wil je het jezelf makkelijker maken en zeker weten dat je kilometeradministratie klopt? Probeer TimeChimp dan 14 dagen gratis en ervaar zelf hoeveel overzicht en inzicht het je geeft. Binnen een paar minuten heb je je eerste rit geregistreerd en weet je precies waar je staat.