Als ondernemer stuur je facturen voor je diensten of producten. Maar wat moet er precies op een factuur staan? En wat zijn de gevolgen als een factuur niet klopt? In dit blog leggen wij uit welke gegevens verplicht zijn, waarom je ook inkomende facturen altijd moet controleren, en wat e-factureren via Peppol voor jou als ondernemer betekent.
Wat moet er verplicht op een verkoopfactuur staan?
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Voldoet jouw factuur niet aan deze eisen, dan kan dit gevolgen hebben voor de btw-aftrek van jouw klant. Het is dus in ieders belang dat een factuur compleet en correct is.
- Uniek factuurnummer – Gebruik een oplopende, opeenvolgende nummering, bijvoorbeeld F001, F002, enzovoort.
- Btw-nummer (btw-id) van de afzender – Dit is het btw-identificatienummer van jouw bedrijf, afgegeven door de Belastingdienst.
- KvK-nummer van de afzender – Het nummer waarmee jouw bedrijf staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Naam en adresgegevens van de afzender – De volledige bedrijfsnaam en het vestigingsadres van jouw onderneming.
- Naam en adresgegevens van de ontvanger – De volledige bedrijfsnaam en het adres van jouw klant.
- Omschrijving van de dienst of het product – Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, inclusief de aard van de dienst of het product.
- Datum van levering – De datum waarop de dienst is geleverd of het product is overgedragen. Dit mag ook een toekomstige datum zijn bij vooruitfacturering.
- Datum van ontvangen vooruitbetaling – Als je een aanbetaling of vooruitbetaling hebt ontvangen, vermeld dan de datum waarop dit is verwerkt.
- Bedrag exclusief en inclusief btw – Vermeld altijd het bedrag excl. btw, het btw-percentage, het btw-bedrag en het totaalbedrag incl. btw.
Controleer ook inkomende facturen altijd
Veel ondernemers besteden aandacht aan het correct opmaken van hun eigen facturen, maar vergeten de facturen die zij ontvangen van leveranciers te controleren. Dat is een fout die je duur kan komen te staan.
Waar let je op bij een inkomende factuur?
Gebruik dezelfde checklist als hierboven. Controleer of het btw-nummer van de leverancier klopt (dit is verifieerbaar via de Europese VIES-database), of het factuurnummer aanwezig is en of de omschrijving overeenkomt met wat er werkelijk is geleverd.
Klopt er iets niet? Vraag dan altijd een gecorrigeerde factuur op bij de leverancier voordat je de factuur betaalt. Dit voorkomt problemen bij een eventuele controle door de Belastingdienst.
E-factureren via Peppol: de toekomst van factureren
Veel ondernemers sturen hun facturen nog als pdf via e-mail. Hoewel dat technisch gezien een digitale factuur is, is het geen e-factuur in de wettelijke zin. De toekomst van zakelijk factureren is e-factureren via Peppol: een internationaal netwerk waarmee facturen direct en gestandaardiseerd worden uitgewisseld tussen boekhoudpakketten.
Een e-factuur via Peppol belandt rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de ontvanger, zonder tussenkomst van e-mail of klantportalen. Dat bespaart tijd, vermindert fouten en is veiliger.
Waarom is dit relevant voor jou?
- De Nederlandse overheid en alle gemeenten verplichten Peppol al voor leveranciers die aan hen factureren.
- In landen zoals Belgie (verplicht per 1 januari 2026), Frankrijk en Italie is e-factureren al wettelijk verplicht.
- De Europese Unie werkt via het ViDA-initiatief toe naar een verplichting voor alle grensoverschrijdende transacties in 2030.
- Het is dus niet de vraag of jij hierop moet overstappen, maar wanneer.
Wil je meer weten over e-factureren en Peppol? Lees dan ons uitgebreide blog: E-factureren en Peppol: de toekomst van zakelijk factureren.
Kort samengevat
Een correcte factuur beschermt zowel jou als jouw klant. Zorg dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn, controleer ook de facturen die je ontvangt en houd de ontwikkelingen rondom e-factureren in de gaten. Het klinkt als een kleine moeite, maar het kan je een hoop problemen met de Belastingdienst besparen.
Twijfel je of jouw facturen aan alle eisen voldoen, of wil je jouw administratie laten nakijken? Neem dan contact op met ZJ Advies. Wij helpen je graag.
Wil je zeker weten dat jouw administratie op orde is? Laat jouw boekhouding controleren door ZJ Advies.
Neem contact op
Kilometeradministratie bijhouden voor ondernemers
Gebruik je als ondernemer je privéauto ook voor zakelijke ritten? Dan is het belangrijk om je kilometers goed bij te houden zodat je 0,23 euro per zakelijk gereden kilometer mag opvoeren als kosten in jouw boekhouding. In dit blog lees je hoe dit werkt en hoe je een...
read more
Urenadministratie bijhouden voor ondernemers
Als ondernemer is het bijhouden van een urenadministratie niet verplicht voor de Belastingdienst. Toch is het in de praktijk wel belangrijk om je uren goed bij te houden. Het bijhouden van een urenadministratie kan je namelijk veel belastingvoordeel opleveren. In dit...
read more
Belastingen BV: welke belastingen betaal je met een BV?
Heb je een BV? Dan krijg je te maken met verschillende soorten belastingen. Veel ondernemers weten dat ze belasting moeten betalen, maar niet precies welke belastingen bij een BV horen en hoe het systeem werkt. Met een BV betaal je namelijk niet alleen btw. Je krijgt...
read more
Laat je boekhouding checken!
