Urenadministratie bijhouden voor ondernemers

Als ondernemer is het bijhouden van een urenadministratie niet verplicht voor de Belastingdienst. Toch is het in de praktijk wel belangrijk om je uren goed bij te houden. Het bijhouden van een urenadministratie kan je namelijk veel belastingvoordeel opleveren. In dit blog lees je wat het urencriterium is, welke uren meetellen en hoe je je urenadministratie op een goede en praktische manier bijhoudt.

Wat is het urencriterium?

Om echte ondernemers te onderscheiden van hobbymatige ondernemers, heeft de Belastingdienst het urencriterium bedacht. Dit betekent dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming moet besteden om in aanmerking te komen voor belastingvoordelen.

Belangrijk om te weten: dit aantal wordt niet aangepast als je later in het jaar start. Begin je bijvoorbeeld in juli? Dan moet je nog steeds die 1.225 uur halen. Daarnaast is het belangrijk dat je meer tijd hebt besteed aan jouw onderneming dan aan andere werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld een baan in loondienst. Dit wordt ook wel de 50%-regel genoemd. Deze regel geldt alleen niet in de eerste vijf jaar dat je ondernemer bent. Pas na deze periode moet je dus kunnen aantonen dat je meer dan de helft van je werktijd aan je eigen bedrijf besteedt.

Welke belastingvoordelen krijg je?

Als je aan het urencriterium voldoet, heb je mogelijk recht op:

• Zelfstandigenaftrek
• Startersaftrek (maximaal 3x in de eerste 5 jaar)
• meewerkaftrek (wanneer je partner meewerkt in je onderneming en hiervoor een eigen urenadministratie bijhoudt)
• aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O)

Deze aftrekposten kunnen je een groot belastingvoordeel opleveren. Om gebruik te maken van deze aftrekposten is het wel belangrijk dat je de urenadministratie op de juiste manier bijhoudt.

Welke uren tellen mee voor het urencriterium?

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers alleen hun declarabele uren bijhouden. Maar voor het urencriterium tellen alle uren mee die je aan je bedrijf besteedt.

Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte uren. Directe uren zijn de uren die je aan klanten kunt factureren. Indirecte uren zijn alle overige werkzaamheden die je voor je onderneming doet, maar niet direct doorbelast aan een klant.

Denk bijvoorbeeld aan:

• offertes maken
• administratie bijhouden
• je website bouwen of aanpassen
• social media bijhouden
• klantgesprekken
• reistijd naar klanten

Wat niet meetelt zijn de uren waarin je beschikbaar bent, maar niets doet voor je bedrijf.

Hoe houd je een goede urenadministratie bij?

Om te voldoen aan het urencriterium is het belangrijk dat je een goede en kloppende urenadministratie bijhoudt. De Belastingdienst stelt hier namelijk duidelijke eisen aan. Je moet kunnen laten zien wat je hebt gedaan en wanneer je dat hebt gedaan.

Wij adviseren onze klanten om hiervoor TimeChimp te gebruiken. Niet alleen omdat het makkelijk werkt, maar ook omdat je zeker weet dat je urenregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Een goede urenadministratie bevat in ieder geval:

• datum
• begin- en eindtijd
• type werkzaamheden (direct of indirect)
• klant of opdrachtgever
• een korte omschrijving van je werkzaamheden

Via de TimeChimp-app registreer je je uren in een paar tikken, gewoon vanaf je telefoon of laptop.

Wat wij daarnaast ook terugzien bij klanten zodra ze TimeChimp gebruiken, is dat ze ineens scherp zien waar hun tijd écht naartoe gaat. Aannames vallen weg: projecten die ‘even snel’ klaar zouden zijn, blijken structureel uit te lopen. En projecten en klanten die weinig opleveren, blijken vaak juist de meeste tijd te vragen. Met budgetoverschrijdingen als gevolg.

Dat inzicht maakt het verschil. Je kunt gerichter bijsturen, scherpere keuzes maken in je planning en bewustere keuzes maken. 

Urenadministratie controle door de Belastingdienst

De Belastingdienst kan je urenadministratie controleren. Dit doen ze om te voorkomen dat ondernemers zomaar uren invullen om aan het urencriterium te voldoen.

Daarom is het belangrijk dat jij aannemelijk kunt maken dat je die uren ook echt hebt gewerkt. Je urenadministratie moet kloppen en logisch zijn.

Zorg er bijvoorbeeld voor dat je agenda bewaard blijft en dat je uren aansluiten op je facturen en, als dat van toepassing is, je rittenadministratie.

Probeer TimeChimp 14 dagen gratis

Met de TimeChimp registreer je je uren eenvoudig en realtime, op kantoor of onderweg. Zo bouw je automatisch een complete en controleerbare urenadministratie op die voldoet aan het urencriterium.

✔ Altijd inzicht in je voortgang richting 1.225 uur

✔ Ook niet-declarabele uren eenvoudig vastgelegd

✔ Overzicht voor jezelf, je boekhouder én de Belastingdienst

Wil je geen belastingvoordeel laten liggen door een onvolledige urenregistratie? Probeer TimeChimp 14 dagen gratis en ervaar zelf hoeveel overzicht en rust het je geeft. Binnen een paar minuten heb je je eerste uren geregistreerd en weet je precies waar je staat. Dat scheelt niet alleen tijd, maar kan je uiteindelijk ook flink wat belastingvoordeel opleveren.