Offerte opstellen; hoe doe ik dat?

Wanneer u een dienst of product gaat leveren aan een klant dan is een goede offerte opstellen erg belangrijk. Maar wat is een offerte precies en wat moet er op een offerte staan? Dat leggen wij voor u uit in dit blog. 

Wat is een offerte? 

Een offerte is een prijsopgave die u naar een (potentiële) klant stuurt. In de offerte vindt de klant de diensten/producten die u levert en het tarief dat u hiervoor rekent. Een offerte is ook wel een formeel aanbod naar opdrachtgevers toe. Vaak vraagt een klant meerdere offertes aan bij verschillende bedrijven. Daarom is het belangrijk dat uw offerte duidelijk en aantrekkelijk is.

Wat zijn de eisen aan een offerte?

Er zijn een aantal wettelijke verplichtingen van dingen die op de offerte moeten staan. Zet dus minimaal de onderstaande dingen op een offerte:

• Uw bedrijfsgegevens
• Gegevens van de klant
• Dagtekening
• Offertenummer
• Aangeboden producten/diensten
• Het tarief
• Tot wanneer de offerte geldig is
• Verwijzing naar de algemene voorwaarden / privacy verklaring

Offerte opstellen, hoe doe ik dat? 

Nu weet u wat er minimaal op de offerte moet staan, maar hoe stelt u deze nu op? Er zijn verschillende digitale programma’s waarin u een offerte kan maken. Bij ons boekhoudprogramma is het ook mogelijk om een offerte module af te sluiten zodat u daarin uw offertes gemakkelijk kan maken. Het is ook mogelijk om een offerte te maken in Microsoft Word of Microsoft Excel. 

Denk bij het opstellen van de offerte eraan dat u geen typefouten maakt en dat de lay-out netjes is. Zo kunt u bijvoorbeeld uw logo ook toevoegen en het lettertype en de kleuren van uw huisstijl kiezen. Zorg ook dat u op de vermeld uw reiskosten of eventuele andere bijkomende kosten vermeld. Vermeld daarnaast of het bedrag inclusief of exclusief btw is.

Moet ik algemene voorwaarden toevoegen aan mijn offerte?

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht voor bedrijven. Toch raden wij elke ondernemer aan om de algemene voorwaarden op te stellen of dit te laten doen. In deze voorwaarden legt u namelijk de spelregels van uw onderneming vast. Op deze manier kunt u misverstanden en problemen in de toekomst voorkomen. Mocht er een geschil ontstaan tussen u en een wederpartij (de klant) dan fungeren deze als een vangnet. Via onze partner Eenvoudig Recht kunt u voordelig en snel algemene voorwaarden laten opstellen.

Offerte laten ondertekenen

U dient de offerte ook te laten ondertekenen, dit kan op papier of met een digitale handtekening. Wij maken zelf hiervoor gebruik van ProfSign voor het digitaal laten ondertekenen van de offerte. U kunt er ook voor kiezen om de offerte te laten uitprinten door uw klant, dan te ondertekenen en vervolgens inscannen en op sturen. 

Boekhouding uitbesteden aan ZJ Advies

Bij het boekhoudprogramma van ZJ Advies is het ook mogelijke om een offerte module toe te voegen. Hiermee kunt u gemakkelijk online uw offertes opstellen en versturen. Wilt u meer informatie neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag. Als ondernemer kunt u de boekhouding en belastingaangifte al vanaf 49 euro (excl. btw) per maand uitbesteden aan ZJ Advies. Neem voor meer informatie contact met ons op of bekijk onze tarieven. U kunt ons ook op Facebook volgen om op de hoogte te blijven van het laatste fiscale nieuws.