E-factureren en Peppol: de toekomst van zakelijk factureren

E-factureren wordt de nieuwe standaard in Europa. Waar veel ondernemers nog facturen versturen via pdf of zelfs Excel, gaat dit landschap de komende jaren drastisch veranderen. De internationale standaard die dit allemaal mogelijk maakt heet Peppol: een veilig, betrouwbaar en uniform netwerk voor het uitwisselen van elektronische berichten, zoals facturen en orders.

Binnen Peppol wordt de identiteit van alle gebruikers gecontroleerd en gevalideerd, en een factuur belandt binnen enkele minuten rechtstreeks in het systeem van de ontvanger. Daarmee verdwijnt de onzekerheid over e-mails die in de spambox terechtkomen of klantportalen die onnodig tijd kosten.

Wat is Peppol?

Peppol is een netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig en eenvoudig elektronische facturen en orders kunnen uitwisselen. Het systeem garandeert dat facturen direct en foutloos worden afgeleverd, zonder dat ondernemers hoeven te vertrouwen op e-mail of externe portals.

De overheid als aanjager

De Nederlandse overheid stelt inmiddels harde eisen aan e-factureren. Voor overheden en gemeenten is een aansluiting op Peppol al de norm. Wie als leverancier aan de overheid wil factureren, kan niet om een boekhoudpakket met Peppol-ondersteuning heen. Het boekhoudpakket van onze partner Visma eAccounting biedt ook de mogelijkheid tot het versturen en ontvangen van e-facturen via Peppol aan.

Voor ondernemers is dit vaak een flinke omschakeling. Veel zzp’ers sturen nog facturen als pdf, terwijl de overheid steeds meer aandringt op Peppol. Het is daarom niet de vraag of, maar wanneer iedereen mee moet.

Europese verplichtingen rondom e-factureren

In verschillende landen is e-factureren al verplicht:

• België: vanaf 1 januari 2026

• Frankrijk: sinds 2024

• Italië: al sinds 2019

Daarnaast werkt de Europese Unie via het ViDA-initiatief toe naar een toekomst waarin e-factureren voor grensoverschrijdende transacties verplicht worden. De bedoeling is dat in 2030 alle lidstaten aangesloten moeten zijn.

Kansen en uitdagingen voor ondernemers

Nederland is samen met de Benelux bezig om een volledig digitaal inkoopsysteem te realiseren met Peppol als basis. Vrijwel alle gemeenten, waterschappen, provincies en de Rijksoverheid zijn inmiddels aangesloten. Voor ondernemers betekent dit kansen, maar ook uitdagingen:

• Veel ondernemers denken nog dat een pdf per e-mail een e-factuur is, maar dat klopt niet.

• Veel boekhoudpakketten ondersteunen Peppol, maar gebruikers moeten de functie vaak zelf activeren.

• Kleine ondernemers en zzp’ers gebruiken soms nog helemaal geen boekhoudpakket en maken hun facturen nog met Word of Excel.

De techniek is dus beschikbaar, maar het gebruik vraagt om aanpassing in de praktijk.

E-factureren via Peppol is duidelijk de toekomst. De techniek is er, de overheid zet er stevig op in, en steeds meer landen maken het verplicht. Voor sommige ondernemers – bijvoorbeeld wie veel met de overheid werkt – is het nu al essentieel. Voor anderen is het vooral belangrijk om te weten dat dit eraan komt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Bij ZJ Advies helpen we je graag bij het instellen, versturen en ontvangen van e-factureren. Neem dus contact met ons op. ZJ Advies is een boekhoudkantoor voor boekhouding en belasting en wij helpen jou hier dan ook graag bij.